Conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la « Loi sur l’accès »), la Commission de la capitale nationale du Québec (CCNQ) s’engage à assurer la protection des renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de ses activités. La présente politique vise à vous informer des règles qu’elle applique en matière de collecte, d’utilisation, de communication, de conservation et de protection des renseignements personnels. 

Cette politique s’adresse à toute personne qui visite le site Web de la CCNQ ou qui communique avec elle par téléphone ou par un moyen technologique tels que par courriel, par l’envoi de formulaires ou la participation à un concours ou à un sondage.  

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier, de manière directe ou indirecte.  

À titre d’exemple, de façon non limitative, voici des renseignements personnels que la CCNQ pourrait collecter : 

• Nom et prénom; 

• Adresses domiciliaire et électronique; 

• Données démographiques (Genre, date de naissance, etc.) 

Utilisation des fichiers témoins (cookies)

La CCNQ n’utilise pas de témoins permanents sur son site Web. Toutefois, lorsqu’un témoin temporaire est requis pour la navigation, ce fichier est inscrit dans la mémoire vive et est automatiquement supprimé lorsque le visiteur quitte le site. De plus, nous ne recueillons, de manière automatique, aucun renseignement personnel vous concernant.

Informations échangées automatiquement

Vous devez savoir que dès que vous accédez à un site Web, un échange d’information s’effectue automatiquement, sans que vous ayez à intervenir, entre votre ordinateur et le serveur du site. L’information suivante, qui ne vous identifie pas personnellement, est alors échangée : 

• Le nom de domaine (par exemple, « xyzcompagnie.com » si vous utilisez un compte privé d’accès Internet, ou « université.edu » si votre accès se fait via une université), et votre adresse IP (une adresse IP est un nombre automatiquement assigné à votre ordinateur par votre fournisseur d’accès Internet toutes les fois que vous naviguez sur le Web) avec laquelle vous accédez à notre site 

• Le type de navigateur et de système d’exploitation employés pour accéder à notre site 

• La date et l’heure auxquelles vous accédez à notre site 

• Les pages que vous visitez 

• Si vous atteignez notre site à partir d’un autre site, l’adresse de ce site (site référent). 

Cet échange d’information est nécessaire pour que le serveur vous transmette un fichier compatible à l’équipement informatique que vous utilisez.  

Nous conservons par ailleurs l’information requise pour comptabiliser le nombre de visiteurs, les pages les plus fréquentées, la technologie utilisée par la clientèle du site, les sites de référencement et le pays d’origine des internautes.

Collecte de renseignements personnels

La CCNQ recueille uniquement les renseignements nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Voici les situations principales dans lesquelles elle peut recueillir vos renseignements personnels : 

Communication volontaire avec la CCNQ (courrier, courriel, téléphone, formulaire, plateformes, applications, conversations numériques) 

La CCNQ peut recueillir votre nom, adresse courriel, numéro de téléphone et tout renseignement transmis volontairement dans votre communication avec la CCNQ. Si vous choisissez de nous transmettre des renseignements personnels, nous n’utiliserons que l’information requise pour répondre à votre demande et permettre d’y donner suite. Les messages électroniques sont traités avec les mêmes mesures de confidentialité que le courrier postal. 

Réponse à un sondage ou participation à un concours 

La CCNQ pourrait recueillir des renseignements personnels à votre égard si vous participez volontairement à un sondage ou à un concours. Vous serez informé à l’avance de la nature des données recueillies et de leur utilisation potentielle. 

Postulation à un emploi 

La CCNQ recueille les renseignements nécessaires à l’analyse de votre candidature (CV, coordonnées, scolarité, expériences, références, etc.). Certains de ces renseignements peuvent être recueillis via des plateformes partenaires. 

Plainte ou demande d’accès 

La CCNQ recueille uniquement les renseignements nécessaires au traitement de la plainte ou de la demande, conformément à la Loi sur l’accès. Cela inclut : vos coordonnées, la description de la situation, les documents justificatifs, et les renseignements sur les personnes visées, le cas échéant.

Consentement

La CCNQ recueille, utilise et communique vos renseignements personnels uniquement avec votre consentement et/ou conformément à la Loi sur l’accès. Le consentement est valide pour la durée nécessaire à l’atteinte des fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis. Chaque situation est évaluée au cas par cas, selon ce qui est spécifié par la CCNQ. 

Vous pouvez retirer votre consentement, sauf lorsque le traitement est nécessaire ou exigé par une loi provinciale ou fédérale.

Communication des renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne sont communiqués à un autre organisme gouvernemental que dans les cas où votre requête s’adresse à cet organisme ou si cette communication est exigée par une loi. L’information transmise ne sert en aucun cas à dresser des profils d’utilisateurs et n’est transmise à aucun organisme privé. 

Conservation et destruction des renseignements personnels

La CCNQ applique des mesures de sécurité physiques, technologiques et administratives pour protéger vos renseignements contre la perte, le vol, l’accès non autorisé, la communication, la copie ou l’utilisation non autorisée. 

La CCNQ conserve vos renseignements aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les buts décrits dans cette politique. Les renseignements personnels doivent être conservés pendant une certaine période pour respecter des obligations légales. Tant que les renseignements sont conservés, ils continuent d’être protégés et leur confidentialité est assurée. 

Un calendrier de conservation est mis en place pour établir clairement le délai de conservation pour certains types de renseignements. Une fois que ce délai est passé, les renseignements personnels sont détruits de façon définitive et sécuritaire.

Vos droits

Accès, rectification et retrait du consentement 

Vous avez le droit : 

• D’accéder aux renseignements personnels que la CCNQ détient à votre sujet; 

• De les faire corriger s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques; 

• De retirer votre consentement (si applicable). 

Toute demande doit être adressée par écrit au responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels. 

Dépôt d’une plainte 

Si vous estimez que vos renseignements personnels ont été traités de manière non conforme, vous pouvez adresser une plainte écrite au responsable désigné. Elle sera traitée dans un délai raisonnable (habituellement dans les 20 jours). 

Votre plainte doit inclure les éléments suivants, sans quoi elle ne pourra être traitée convenablement :  

• Vos nom et prénom;  

• Votre adresse domiciliaire;  

• Votre numéro de téléphone;  

• Votre adresse courriel; et  

• Les motifs qui vous font estimer que vos renseignements personnels n’ont pas été traités de manière conforme, en mentionnant le plus de détails possible.

Pour nous joindre

Pour toute question concernant cette politique, pour exercer vos droits ou déposer une plainte, veuillez contacter : 

Responsable de l’accès et de la protection des renseignements personnels
François Grenon 

Téléphone : 418 644-2531 

Courriel : [email protected] 

Cette politique de confidentialité a été modifiée le 15 octobre 2025 et a été publiée le 3 novembre 2025. Cliquez ici pour consulter la version antérieure de la politique.