Occupation et location
Occupation d’un site
La Commission de la capitale nationale du Québec (CCNQ) accueille annuellement plusieurs événements et activités physiques dans l’ensemble de ses propriétés. Des spectacles présentés dans l’amphithéâtre naturel du parc de la Francophonie aux cours de yoga sur les pelouses du parc des Moulins, la diversité des activités tenues par les organismes anime ces espaces publics tout au long de l’année.
Procédures relatives aux demandes d’occupation
Pour tous les événements et activités, le traitement des demandes d’autorisation est conditionnel à la réception de divers documents. Le formulaire de demande d’occupation doit être rempli et transmis à l’équipe occupation de la CCNQ au plus tard :
- 7 jours ouvrables pour les tournages ;
- 30 jours avant le début de l’activité pour une activité à déploiement mineur ou cours ;
- 90 jours avant la tenue de l’activité, incluant la période de montage, pour une activité à déploiement important ;
- 90 jours avant la tenue de l’événement, incluant la période de montage, pour un événement à déploiement majeur.
Le respect des échéances ci-dessus mentionnées assure le traitement de votre demande avant la date désignée de l’activité ou de l’événement.
Pour obtenir plus d’informations sur les catégories d’événements, consultez la politique d’occupations des parcs et espaces verts de la CCNQ. Vous trouverez beaucoup d’informations concernant les occupations dans le cadre d’occupation des parcs et espaces verts de la CCNQ.
Plan de visibilité
La CCNQ autorise gracieusement l’occupation de ses parcs et espaces verts. Cette contribution majeure doit se traduire par une entente de partenariat assurant de la visibilité à la CCNQ.
Une fois la demande d’occupation acceptée, les procédures à suivre concernant le plan de visibilité vous seront transmises. La visibilité est toujours sujette à négociation auprès de la CCNQ selon la nature de votre activité ou de votre événement. Les organismes doivent s’engager à respecter le plan de visibilité entendu avec la CCNQ et à lui fournir les preuves à la suite de l’occupation.
Voici les documents de référence pour la visibilité :
- Formulaire – Proposition de visibilité en contrepartie du prêt de terrain
- Visibilité à octroyer à la CCNQ – Activité ou événement important ou majeur
Assurances
Tous les occupants devront fournir obligatoirement une preuve d’assurance responsabilité civile minimale de 2 M$. Le montant minimal de la couverture est déterminé par la CCNQ selon le site d’occupation et les activités. Un aide-mémoire est disponible.
Autres documents requis
Dépendamment de la nature de l’événement ou de l’activité, les documents additionnels suivants peuvent être exigés :
- Plan des infrastructures;
- Horaire détaillé incluant le montage et le démontage;
- Résolution du conseil d’administration de l’organisme demandeur identifiant le signataire responsable;
- Permis de toute nature (permis de réunion de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ), permis du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ), etc.).
Tous les activités et événements sont encadrés par des directives ou une entente d’occupation qui définissent les obligations de l’organisme demandeur et de la CCNQ.
Coordonnées
Pour toute demande d’occupation ou question, communiquez avec l’équipe d’occupation
- 418 528-0773 ou, sans frais, 1 800 442-0773
Location de salles
La Commission de la capitale nationale du Québec (CCNQ) a confié la gestion de ses espaces locatifs à La Firme évènements & personnel, une agence spécialisée en gestion et en organisation d’événements. Son équipe qualifiée est en mesure de vous accompagner dans toutes les étapes de votre événement.
Contactez La Firme évènements & personnel pour la location
Par téléphone
Vous pouvez joindre La Firme par téléphone.
En ligne
Vous pouvez aussi joindre La Firme par courriel au : evenement@lafirme.info
Demande de proposition
Remplissez la demande ci-dessous et un(e) représentant(e) de La Firme évènements & personnel communiquera avec vous rapidement pour vous aider dans l’organisation et la prise en charge de votre événement.
« * » indique les champs nécessaires