Location et occupation

La Commission de la capitale nationale du Québec accueille annuellement plusieurs événements et activités physiques dans l’ensemble de ses propriétés. Des spectacles présentés dans l’amphithéâtre naturel du parc de la Francophonie aux cours de yoga sur les pelouses du parc des Moulins, la diversité des activités tenues par les organismes anime ces espaces publics tout au long de l’année.

Procédures relatives aux demandes d’occupation de terrain

Pour tous les événements et activités, le traitement des demandes d’autorisation est conditionnel à la réception de divers documents. Le formulaire de demande d’occupation doit être rempli et transmis à la Commission au plus tard :

• 7 jours ouvrables pour les tournages;
• 30 jours avant le début de l’activité pour une activité à déploiement mineur;
• 90 jours avant la tenue de l’activité, incluant la période de montage, pour une activité à déploiement important;
• 90 jours avant la tenue de l’événement, incluant la période de montage, pour un événement à déploiement majeur.

Le respect des échéances ci-dessus mentionnées assure le traitement de votre demande avant la date désignée de l’activité ou de l’événement.

Pour obtenir plus d’informations sur les catégories d’événements, consultez la politique d’occupation des parcs et espaces verts.
Politique d’occupation des parcs et espaces verts de la Commission de la capitale nationale du Québec
Formulaire – Demande d’autorisation d’occupation
Formulaire – Demande d’autorisation d’occupation pour les cours d’activités physiques
Formulaire – Demande d’autorisation pour les tournages

Plan de visibilité

La Commission autorise gracieusement l’occupation de ses parcs et espaces verts. Cette contribution majeure doit se traduire par une entente de partenariat assurant de la visibilité à la Commission.

Une fois la demande d’occupation acceptée, les procédures à suivre concernant le plan de visibilité vous seront transmises. La visibilité est toujours sujette à négociation auprès de la Commission selon la nature de votre activité ou de votre événement. Les organismes doivent s’engager à respecter le plan de visibilité entendu avec la Commission et à lui fournir les preuves à la suite de l’occupation.

Formulaire – Proposition de visibilité en contrepartie du prêt de terrain

Assurances

Tous les occupants devront fournir obligatoirement une preuve d’assurance responsabilité civile minimale de 2 M$. La Commission doit y figurer comme assurée additionnelle. D’autres exigences peuvent s’appliquer.

Autres documents

Dépendamment de la nature de l’événement ou de l’activité, les documents additionnels suivants peuvent être exigés :

• Plan des infrastructures
• Horaire détaillé incluant le montage et le démontage
• Résolution du conseil d’administration de l’organisme demandeur identifiant le signataire responsable
• Permis de toute nature (permis de réunion de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ), permis du ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (MAPAQ), etc.)

Tous les activités et événements sont encadrés par des directives ou une entente d’occupation qui définissent les obligations de l’organisme demandeur et de la Commission.

Pour toute demande d’occupation ou question, communiquez avec le service à la clientèle :
occupations@capitale.gouv.qc.ca
418 528-0773 ou, sans frais, 1 800 442-0773

La Commission a confié la gestion de ses espaces locatifs (le domaine Cataraqui, le parc du Bois-de-Coulonge et le quai des Cageux) à La Firme évènements & personnel, une agence spécialisée en gestion et en organisation d’événements.

Son équipe qualifiée est en mesure de vous accompagner dans toutes les étapes de votre événement.